Linee guida per l’organizzazione

del Congresso/Corso annuale

Frequenza, sede, struttura e durata del Congresso/Corso
Il Congresso/Corso Nazionale ha svolgimento biennale, preferibilmente in primavera. La sede verrà prescelta dal Presidente del Congresso, sulla base delle candidature, in sede di riunione del CD.
Dovranno essere garantite strutture adeguate per l’espletamento delle varie attività congressuali.
Il Congresso comprende, di norma:

a) la cerimonia inaugurale;
b) il programma scientifico;
c) l’assemblea dei soci e la seduta amministrativa;
d) un programma sociale per i partecipanti (cocktail di benvenuto, incontro conviviale o cena sociale);
e) un programma per gli accompagnatori (facoltativo);
f) un’ esposizione di stand.

Il Congresso/Corso avrà la durata di 2 giorni, oltre quello in cui avrà luogo la seduta inaugurale.
Eventuali corsi collaterali, simposi satelliti o minisimposi sponsorizzati, di norma potranno avere luogo il giorno precedente o quello successivo al Congresso. Nel caso di un programma scientifico troppo nutrito, il CD potrà decidere, in accordo con il Presidente del Congresso, il prolungamento della durata dello stesso da 2 a 3 giorni.

Programma Scientifico
Il programma scientifico è elaborato e approvato dal CD e comprende:

a) per il Congresso comunicazioni, poster, videotape, letture per invito;
b) per il Corso letture per invito, esercitazioni, casi clinici.

Se opportuno il CD nell’ambito dell’evento può organizzare brevi workshop o tavole rotonde inerenti la lesione midollare.
Il programma scientifico deve sempre privilegiare la partecipazione dell’uditorio, prevedendo
ampi spazi per la discussione.
L’evento di norma verrà accreditato ECM perle professioni di medici, infermieri, fisioterapisti, eventualmente psicologi e assistenti sociali.

Organizzazione attività scientifiche
Nell’ambito del Congresso non sono di norma consentite sedute scientifiche contemporanee.
L’unica deroga consentita alla regola della non sovrapposizione delle sedute scientifiche concerne la proiezione di film o videotape che può essere effettuata in sala apposita in modo continuativo, rotatorio o in altra modalità su esplicita richiesta autorizzata dal CD.
Il presentatore di ogni lavoro accettato deve provvedere alla pre-iscrizione al Congresso. In caso di mancata presentazione del lavoro senza adeguata e tempestiva giustificazione, egli sarà inibito a presentare lavori per 3 anni.

Atti del Congresso
In accordo con il CD, gli atti del Congresso/Corso vengono pubblicati ad opera del Presidente del Congresso/Corso, utilizzando un apposito budget concordato con il CD stesso. Tale budget sarà a carico dell’ Agenzia organizzatrice.

TIME TABLE

CONGRESSO/CORSO

SEDE:

• Hotel in città con sala convegni accessibili a persone in carrozzina;
• Centro congressi in città con hotel vicini accessibili a persone in carrozzina;
• Sala Convegni di Enti in città con hotel vicini accessibili a persone in carrozzina.

INDICAZIONI:

• Indicazioni stradali;
• Indicazioni aree parcheggi (ubicate nelle immediate vicinanze della sede congressuale);
• Indicazioni all’entrata dell’area meeting (mappa area meeting).

LOGISTICA:

• Desk per la registrazone dei partecipanti in prossimità dell’entrata dell’area meeting (servizio di fotocopiatrice);
• Desk SoMIPar in prossimità dell’entrata della sala congressuale;
• Area espositiva attigua alla sala congressuale in comunicazione con la zona ove si serve la colazione di lavoro; il coffee break deve essere servito entro l’area espositiva;
• Area congressuale, confortevole e accessibile in ogni settore per persone in carrozzina, di dimensioni idonee al numero dei partecipanti, dotata di impianto di amplificazione (2-3 microfoni sul tavolo dei moderatori, 1 sulla postazione dei relatori, 2-3 fissi o mobili nella sala), computers (sul tavolo dei moderatori, sulla postazione dei relatori) e proiezione di audiovisivi, dotazione di laser point. Si può prevedere se necessario traduzione simultanea preventivamente concordata e a discrezione del CD (durata massima una sessione dell’evento);
• Area poster attigua o compresa nell’area espositiva;
• Toilette accessibili entro l’area meeting;
• Centro slides accessibile.

MATERIALE PER GLI ISCRITTI:

• Libro e/o CD degli atti;
• Programma;
• Badge (ove sia chiaramente visibile nome, cognome, città e professione);
• Tickets per i pasti ed eventi sociali (se necessari);
• Mappa della città con informazioni turistiche ristoranti e luoghi accessibili;
• Questionario di gradimento ed eventuale ECM che dovrà essere riconsegnato compilato al termine dell’evento scientifico prima di ritirare l’attestato di frequenza.

HOTELS:

• E’ preferibile utilizzare hotel con area meeting inclusa oppure nelle vicinanze del centro congressi ove si svolge l’evento scientifico;
• Convenzionare hotel di varia tipologia e costo preferibilmente con parcheggio e un numero adeguato di camere accessibili;
• Informazioni su trasporti pubblici dagli hotel alla sede del corso/congresso.

INVITATI:

• Vengono offerti viaggio, ospitalità ed iscrizione compresi gli eventi sociali (in caso di necessità) ai relatori, moderatori e membri del CD (massimo 30 per evento preventivamente concordato e a discrezione del CD) da parte dell’agenzia che organizza il Congresso/Corso;
• Iscrizioni gratuite comprensi gli eventi sociali per il comitato organizzatore e per gli invitati locali (massimo 50, generalmente personale sanitario operante nella struttura o ospedale ospitante l’evento a discrezione del Presidente del Congresso/Corso).